FAQ

Die „Qualitätssicherungs-Initiative Pathologie QuIP GmbH“ („QuIP^®“), als gemeinsame Unternehmung der Deutschen Gesellschaft für Pathologie e.V. (DGP) und des Berufsverbandes Deutscher Pathologinnen und Pathologen e.V., bietet zur Qualitätssicherung Ringversuche für pathologische Institute und Praxen an. Sie unterstützt Pathologen/Pathologinnen dabei, ihre Untersuchungsmethoden und -ergebnisse zu optimieren. Die QuIP bietet Ringversuche für immunhistochemische und molekularpathologische Verfahren als laborexterne Kontrolle an.

Nein, Sie müssen einmalig eine Neuregistrierung durchführen und einen neuen Account anlegen, sonst können Sie sich zu keinem neuen Ringversuch anmelden. Um Ihre historischen Daten abzufragen, können Sie sich vorerst mit Ihren alten Zugangsdaten noch auf den Webseiten der jeweiligen Ringversuchsanbieter einloggen.

Individuelles Benutzerkonto:

• Sie können ein Benutzerkonto mit oder ohne Ihre Institutsdaten anlegen.
• Wenn Sie nur an den Digitalen Auswerteversuchen/Digital Readout Tests (DRT) der QuIP teilnehmen möchten, genügt ein individuelles Nutzerkonto ohne Ihre Institutsdaten.
• Wenn Sie an den Ringversuchen der QuIP teilnehmen möchten, müssen Sie bei der Erstellung Ihres Kontos die Daten Ihres Instituts angeben.
• Wenn Ihr Institut bereits ein bestehendes Institutskonto bei der QuIP hat, wird Ihr Benutzerkonto diesem zugeordnet.

Institutskonto:

• Dem Konto können mehrere Benutzer (individuelle Benutzerkonten) zugeordnet werden.
• Alle diesem Instituts-Konto zugeordneten Benutzerkonten können alle Ringversuch-Anmeldungen des Instituts (auch die Anmeldungen anderer Kollegen), Rechnungen, Einreichungen und Bescheinigungen einsehen.
• Alle dem Institutskonto zugeordneten Benutzerkonten können auch Ergebnisse für Ringversuche erfassen und einreichen, die nicht unter ihrem Benutzerkonto registriert wurden.

• Sie können in diesem Bereich Ihrer Institutsdaten drei E-Mail-Adressen angeben.
• Diese E-Mail-Adressen erhalten automatische Benachrichtigungen von unserem System sowie E-Mails zu den Ringversuchen, für die sich Ihr Institut registriert hat.
• Sie geben diese E-Mail-Adressen an, wenn diese Personen kein Benutzerkonto haben möchten, aber wie oben beschrieben über die Ringversuche informiert werden möchten.
• Diese E-Mail-Adressen können von jedem Inhaber eines Benutzerkontos in Ihrem Institut geändert werden.

Inhaber von Benutzerkonten können ihr Passwort ändern, aber nicht die Benutzer-E-Mailadresse. Um die Benutzer-E-Mailadresse zu ändern, müssen Sie sich an die QuIP (office@quip.eu) wenden.

Sie müssen auf der Homepage www.quip.eu rechts oben auf „Login“ klicken. Es öffnet sich dann ein neues Feld, wo Sie auf „Noch kein Account-Jetzt registrieren“ klicken sollten. Im nächsten Schritt können Sie Ihre Instituts- und Nutzerdaten eingeben. Bitte beachten Sie, dass Sie nach der Registrierung auf eine Freigabe der QuIP zu Ihren Nutzerdaten warten müssen.

Innerhalb Deutschlands werden die Kästen in der Regel mit DHL Paket versendet. Ins europäische Ausland versenden wir mit DHL Express. Sie erhalten in der Regel eine Benachrichtigung von DHL, mit der Sie den Versand Ihres Kits tracken können. Diese Nachricht wird ausschließlich an die primäre E-Mailadresse des Institutsaccounts geschickt. Die Zustellung mit DHL Express erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Die Rücksendung der Proben an die QuIP erfolgt durch die Teilnehmer*innen auf eigene Kosten und eigenes Risiko. Wir empfehlen einen Versand mit Sendungsverfolgung.

Wenn die Testkits bei Ihnen schadhaft ankommen, bitten wir Sie, den Zustand mit Fotos zu dokumentieren und sich umgehend an uns (logistics@quip.eu) zu wenden. Wir halten normalerweise zwei Bruchsets pro Ringversuch in der Geschäftsstelle der QuIP GmbH vor. Sind diese aufgebraucht, können wir in der Regel leider keinen Ersatz zur Verfügung stellen. Sind nur einzelne Objektträger zerbrochen, können diese auch einzeln nachgeschickt werden. Wenn Sie den Ersatz zeitverzögert erhalten, wird der Versuchszeitraum für Sie dennoch auf die reguläre Testzeit von 10 Werktagen verlängert.

Die Ringversuche der QuIP GmbH richten sich zu allererst an Einrichtungen der Patientenversorgung (niedergelassene Pathologien/Praxen) und an stationäre Einrichtungen der Krankenversorgung (Krankenhäuser, Kliniken), die von einem Facharzt/einer Fachärztin für Pathologie/Neuropathologie geführt werden. Über die Zulassung anderer Teilnehmer (z.B. IVD-Hersteller) entscheidet die QuIP GmbH im Einzelfall.

Die QuIP GmbH versendet die Proben (Testsets) an die teilnehmenden Institute. Die Teilnehmer*innen begutachten die Proben im angesetzten Durchführungszeitraum und tragen die Ergebnisse im internen Nutzerbereich unter www.quip.eu ein. Dies setzt eine Erstanmeldung sowie die Einrichtung eines Benutzeraccounts voraus (s. a. unter „Registrierung und Anmeldung“). Eintragungen und Änderungen sind bis zur Deadline möglich, nach Ablauf der Frist wird das System geschlossen. Aus Gründen der Qualitätssicherung senden die Teilnehmer*innen alle gefärbten Schnitte (bei MolPath-Ringversuchen nur die HE-Schnitte) originalverpackt, das heißt im blauen QuIP Kasten oder rosa Tube mit der Setnummer, zur angegebenen Frist an die QuIP Geschäftsstelle zurück. Die QuIP GmbH prüft und bewertet die Ergebnisse der teilnehmenden Institute. Sobald die Auswertung abgeschlossen ist, bekommen die Teilnehmer*innen eine entsprechende Information per E-Mail, in der Regel zusammen mit dem Ringversuchsbericht. Das Zertifikat (erfolgreiche Teilnahme) oder die Teilnahmebescheinigung (keine erfolgreiche Teilnahme) kann daraufhin als PDF-Format im Nutzerbereich heruntergeladen und ausgedruckt werden.

Sie finden am Ende des Fragebogens einen „Drucken“ Button und können diesen jederzeit vor Absenden des Fragebogens anklicken.
Im neuen Fragebogebogen können Sie den Fragebogen durch einen Klick auf das "Drucker" Symbol, in der oberen rechten Ecke des Fragebogens, drucken. Sie können zwei Versionen drucken:

• Der Button "MEINE EINREICHUNGEN DRUCKEN" erzeugt eine druckbare Version des Fragebogens mit Ihren Eintragungen.  
• Der Button "KOMPLETTER FRAGEBOGEN DRUCKEN" erzeugt eine druckbare leere Version des Fragebogens. 

Falls Sie Seitenzahlen auf dem Ausdruck möchten, müssen Sie Ihre individuellen Druckereinstellungen entsprechend anpassen und die „Ränder“ auf „benutzerdefiniert“ umstellen. Diese Ränder müssen dann in der Druckvorschau entsprechend größer gezogen werden. Leider können wir diesen Punkt nicht über unsere Software abdecken, da dies jeweils vom individuellen Drucker abhängig ist.

Bitte begleichen Sie die Rechnung per Banküberweisung oder Kreditkartenzahlung sofort nach der Erstellung im System. Spätestens 30 Tage nach Anmeldung muss die Zahlung bei der QuIP GmbH eingegangen sein, damit die Teilnahme am Ringversuch gesichert ist.

Standardmäßig wird, wenn Sie keine Rechnungsadresse hinterlegt haben, die Versandadresse zur Erstellung der Rechnung genutzt. Vor der Erstellung (Generierung) einer Rechnung können Sie Ihre Rechnungsdaten noch einmal in Ihrem internen Bereich in den Institutsdaten (Nutzerdaten/Versandadresse – Rechnungsadresse – Zertifizierungsadresse) überprüfen. Ist die Rechnung final erzeugt, kann die Rechnungsanschrift nicht mehr geändert werden. Sie müssen dann per E-Mail unter Angabe Ihrer Kunden- und Rechnungsnummer um eine Stornorechnung und Neuausstellung der Rechnung ansuchen. Nach der Stornierung durch die QuIP GmbH erhalten Sie eine E-Mail mit der Stornorechnung und können in Ihrem internen Bereich, nach Änderung der Rechnungsdaten eine neue Rechnung erstellen.

Wenn Sie die Zahlung per Kreditkarte auswählen, werden Sie automatisch auf die Seite unseres Payment Providers BS Payone weitergeleitet. Nach Angabe der Kreditkartendaten kommen Sie zurück auf die QuIP-Seite, wo Sie sich die Rechnung für Ihre Buchhaltung generieren und nach einigen Minuten herunterladen können.

Wenn Sie die Zahlung auf Rechnung auswählen und mit Klick auf „Zahlung ausführen“ bestätigen, können Sie die Rechnung für Ihre Buchhaltung generieren und nach einigen Minuten herunterladen. ACHTUNG: Diese Rechnung ist dann noch nicht bezahlt. Sie muss erst Ihren internen Buchhaltungs- und Bezahlprozess durchlaufen. Bitte beachten Sie: das Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt 30 Tage nach Bestellung.

Manche Krankenhäuser vergeben intern Kostenstellen/Auftragsnummern. Ohne eine derartige Nummer akzeptiert die Finanzbuchhaltung die Rechnung in der Regel nicht. Die Eingabe ist optional. Wenn Ihre Institutsverwaltung die Angabe dieser Nummer nicht einfordert, bleibt das Feld leer.

Beim Generieren einer Rechnung unter dem Menüpunkt „Teilnahme & Rechnungen“ werden Sie zur Eingabe Ihrer Auftragsnummer aufgefordert. Die Eingabe ist optional. Tragen Sie keine Auftragsnummer ein, sondern klicken direkt auf „Rechnung herunterladen“, wird die Rechnung ohne Auftragsnummer generiert. In diesem Fall bitten wir Sie, die Auftragsnummer handschriftlich zu ergänzen, oder bei uns unter Angabe Ihrer Kunden- und Rechnungsnummer um eine Stornorechnung anzusuchen. Achtung: wenn Sie die Rechnung stornieren, erfolgt automatisch auch eine Stornierung Ihrer Bezahlung, Sie müssen dann den kompletten Bezahlvorgang neu abwickeln. Etwaige Bearbeitungskosten werden dafür ggf. in Rechnung gestellt.

Sollten Sie eine Stornorechnung benötigen, weil Sie Ihre Teilnahme am Ringversuch zurückziehen oder falsche Rechnungsdaten hinterlegt haben, setzen Sie sich bitte mit uns unter Angabe Ihrer Kunden- und Rechnungsnummer per E-Mail an office@quip.eu in Verbindung.

Um unsere Multimarker-Ringversuche zu bestehen, müssen in der Regel alle Sektionen/Marker erfolgreich bestanden werden. Das heißt, wenn Sie einen Teil davon nicht ausfüllen, weil Sie z.B. den Antikörper in der Routine nicht einsetzen, können Sie nur noch maximal ein Teilzertifikat erhalten. Teilzertifikate sind Teilnahmebescheinigungen, die den Erfolg je Sektion/Marker ausweisen, aber eben auch, wenn eine Sektion überhaupt nicht ausgefüllt bzw. bestanden wurde. Mit einem Teilzertifikat gelten Sie nicht als erfolgreicher Teilnehmer/erfolgreiche Teilnehmerin und werden dementsprechend nicht unter den Instituten mit erfolgreicher Teilnahme aufgeführt.

Vor der Erstellung eines Zertifikates können Sie Ihre Daten noch einmal in Ihrem internen Bereich überprüfen (Nutzerdaten/Versandadresse – Rechnungsadresse – Zertifizierungsadresse). Ist die Bescheinigung erst einmal generiert, kann die Anschrift auf dem Zertifikat nicht mehr von Ihnen geändert werden. Sie müssen dann per E-Mail unter Angabe Ihrer Kundennummer um eine Neuausstellung des Zertifikates ansuchen. Etwaige Bearbeitungskosten werden dafür ggf. in Rechnung gestellt.

Nach Abschluss der Bewertung Ihrer Testergebnisse werden Sie per E-Mail von uns darüber informiert, dass Ihr Zertifikat/Ihre Teilnahmebescheinigung zum Download bereitsteht. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nach Prüfung Ihrer Zertifikatsdaten in Ihrem internen Bereich unter dem Menüpunkt „Zertifikate“ ein Zertifikat generieren. Auf www.quip.eu wird Ihr Institut dann im Falle eines positiven Ergebnisses auch unter dem entsprechenden Ringversuch und Jahr als „Institut mit erfolgreicher Teilnahme“ geführt.

Ringversuche können nicht wiederholt werden. Sie haben aber die Möglichkeit, sich für den nächstmöglichen Termin (in der Regel im nächsten Jahr) erneut anzumelden.

Ausnahme: Im Falle der Mammakarzinom-Ringversuche, hier gibt es einen Anmeldezeitraum (Wiederholer-Split), für den Sie sich erneut für die Ringversuche anmelden können.

Sie können in Ihrem internen Bereich unter „Nutzerdaten“ die Benachrichtigungen per E-Mail deaktivieren. Klicken Sie zunächst auf „Benutzer bearbeiten“ und dort dann auf „Benachrichtigungen per E-Mail deaktivieren“. Vergessen Sie bitte nicht zu speichern. Sie erhalten dann keine E-Mails mehr von der QuIP. Sie werden aber auch nicht mehr darüber informiert, wann Ihre Zertifikate bereitgestellt sind, oder an das Ende des Auswertungszeitraums von Ringversuchen erinnert.

Die Durchführung der Mammakarzinom-Ringversuche (IHC) und HER2/neu (ISH) wird im Jahr 2021 angepasst. Die Bestellung der vier IHC-Marker (Östrogenrezeptor, Progesteronrezeptor, HER2 und Ki-67) wird als Komplettpaket angeboten und die Teilnahme wird in insgesamt vier Durchläufen/Splits über das Jahr verteilt möglich sein. Bitte registrieren Sie sich rechtzeitig für den gewünschten Split, da gegen Ende des Jahres 2021 keine Bestellungen mehr angeboten werden können. Das Bestehen jedes Markers wird einzeln zertifiziert, eine Auflistung als „Institut mit erfolgreicher Teilnahme“ auf unserer Webseite wird jedoch nur erfolgen, wenn jeder Marker erfolgreich bestanden wurde. Der HER2/neu (ISH) Ringversuch wird jeweils zeitgleich zu dem IHC Ringversuch separat angeboten. Details zur genauen zeitlichen Abfolge und zu den Anmeldezeiträumen der Splits 1- 4 finden Sie im Ringversuchsprogramm . Der Anmelde- und Durchführungszeitraum des Wiederholersplits wird nach der Auswertung der vier Splits bekannt gegeben.

Die Ergebniseingabe wird im Jahr 2021 erstmals unter www.quip.eu online zur Verfügung stehen und es werden keine Frage- bzw. Auswertebögen ausgedruckt an Sie versendet. Sie finden den Fragebogen, über den Sie Ihre Ergebnisse eingeben in Ihrem Nutzerbereich unter „Teilnahmen & Rechnungen“ im jeweiligen Ringversuch im Reiter „zum Fragebogen“. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Ergebnisse im gesamten Durchführungszeitraum jederzeit zu ändern, auch wenn Sie bereits auf „Speichern“ geklickt haben. Einen Tag vor dem Ende des Durchführungszeitraums werden Sie automatisch per E-Mail an Ihre Ergebniseingabe erinnert. Für die Auswertung Ihrer Ergebnisse benötigen wir alle von Ihnen gefärbten Schnitte. Die Rücksendefrist beträgt zwei Wochen nach dem offiziellen Ende der Ergebniseingabe. Haben Sie in individuellen Fällen Probleme die Fristen einzuhalten, so kontaktieren Sie uns vor deren Ablauf per E-Mail an office@quip.eu oder telefonisch unter +49 30 9210717-0.

Die Durchführung der zusätzlichen Auswerteversuche wird für die Ringversuche 2021 nicht mehr angeboten. Ziel ist die einheitliche Zertifizierung der teilnehmenden Institute/Praxen, welche an den Ringversuchen teilnehmen. Eine Zertifizierung einzelner Teilnehmer*innen ist daher, vergleichbar mit den anderen Ringversuchen des QuIP-Programms leider nicht mehr möglich.

Geht es um Fragen zur Auswertung, Stand der Bestellung oder zu technischen Problemen, die die Homepage betreffen (Rechnung/Download Zertifikate/Zugangsdaten etc.) wenden Sie sich bitte an die QuIP GmbH in Berlin: E-Mail office@quip.eu,Telefon: 030-92197170 (Mo-Fr 09.30-16.00h).

Die Testsets werden eine Woche vor dem offiziellen Ringversuchsbeginn verschickt. Nachdem diese bei Ihnen angekommen sind, können Sie mit der Auswertung beginnen. Ab 2021 stehen Ihnen die Fragebögen online zur Verfügung, diese sind ab dem offiziellen Ringversuchsbeginn abrufbar.

Die Bewertung wird am rückgesandten Objektträger durchgeführt und ist abhängig vom begutachtenden Institut. In der Regel planen wir eine Bearbeitungszeit von 16 Wochen. Sobald Ihre Zertifikate/Ihre Teilnahmebescheinigungen bereit stehen, werden Sie von uns per E-Mail informiert. Erstmalig planen wir für die Mammakarzinom-Ringversuche die Erstellung eines Ringversuchberichts. Dieser wird nach der Auswertung aller regulären Splits an Sie versendet. 

Für unsere Ringversuche gilt Methodenfreiheit. Das heißt, wir schreiben nicht vor, wie Sie zu Ihrem Testergebnis kommen. Sie dürfen die Plattform Ihrer Wahl mit den Antikörpern Ihrer Wahl kombinieren. Gegebenenfalls weisen wir jedoch in unseren Anleitungen zum jeweiligen Ringversuch darauf hin, dass manche Maschinen/Antikörper oder Methoden (PCR, Sanger etc.) in der Vergangenheit nicht zu idealen Ergebnissen geführt haben.

Wir fragen diese Informationen aus Qualitätssicherungsgründen ab. Dank Ihrer Dateneingabe erhalten wir Aussagen über die benutzen Methoden und Plattformen. Sollten Sie einen Ringversuch einmal knapp nicht bestanden haben, helfen uns diese Angaben zusätzlich dabei, gemeinsam mit Ihnen Ihr Testergebnis individuell nachzuvollziehen (siehe Punkt „Ringversuch nicht bestanden“). Wir bitten Sie daher, diesen Teil jeweils auszufüllen.

In Ihrem internen Nutzerbereich finden Sie bei dem jeweiligen Ringversuch den Button „Auswertung“. Hier können Sie die Statistik des Ringversuchs sowie Ihre Review-Punkte und Kommentare einsehen und mit Ihren persönlichen Angaben abgleichen (siehe "Wie muss ich die Auswertung lesen?") einsehen. Des Weiteren sendet die QuIP nach Abschluss der Auswertung den Teilnehmer*innen einen Ringversuchsbericht zu. Sollten Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne mit uns per E-Mail unter office@quip.eu oder telefonisch per +49 30 9210717-0 in Verbindung setzen. Wir geben Ihnen gern persönliches Feedback und überprüfen Ihr Testergebnis.